Documents internes

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Ce règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l'association «Atalanta Fugiens », sise 40 rue Jules Devos à NEUVILLE-EN-FERRAIN (59960).

 

Les membres

Droit d'entrée et cotisation

Les membres adhérents doivent acquitter d'un droit d'entrée de 8 euros lors de leur première inscription à l'association. Ils s'engagent également à acquitter d'une cotisation annuelle de 10 euros.

Les membres bénéficiaires ne payent pas de droit d'entrée. Ils doivent cependant payer une cotisation annuelle partielle égale au montant de leur assurance associative. Le montant du droit d'entrée et le montant des cotisations sont fixés annuellement par l'assemblée générale sur proposition du conseil d'administration.

La cotisation annuelle doit être versée avant le 30 octobre. Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d'année en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre.

Toute cotisation ayant lieu après le 1er février suite à une adhésion tardive sera réduite d'un tiers pour l'intéressé.

Admission de nouveaux membres

Toutes les personnes intéressées peuvent effectuer jusqu’à trois séances d’essai avant de décider s’ils souhaitent demander à adhérer à l’association.

Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin d'adhésion. Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal. Ils doivent également être parrainés par un membre qui signera le bulletin d'adhésion.

Cette demande doit être acceptée par le conseil d'administration. A défaut de réponse dans les quinze jours du dépôt du bulletin d'adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.

Les statuts et le règlement intérieur à jour sont remis à chaque nouvel adhérent.

Démission – Décès – Inactivité

Afin de préciser l'article 8 des statuts, il convient de distinguer la radiation définitive de la radiation temporaire.

La radiation définitive concerne le membre démissionnaire qui devra adresser par écrit, sous lettre simple, sa décision au conseil d'administration. Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire. Elle peut être prononcée par l'Assemblée Générale sous proposition du Conseil d'Administration pour les membres inactifs depuis plusieurs années.

En cas de décès, la qualité de membre s'éteint bien évidemment avec la personne.

Dans le cas de non-paiement de la cotisation annuelle, le membre de l’association est radié temporairement jusqu’à ce qu’il cotise à nouveau à l’association. Dans ce cas, le droit d’entrée ne pas exigible. Il sera désigné ci-après membre inactif de l’association.

Membre inactif

Le membre n'ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de un mois à compter de la date d'exigibilité sera considéré d'office comme membre inactif. Son accès au site web sera restreint. Son activité au sein de l’association sera limitée à trois séances par an, à moins qu’il ne se mette à jour de sa cotisation annuelle.

Exclusions

Conformément à l'article 8 des statuts, un membre peut être exclu pour les motifs graves suivants:

-          matériel détérioré ;

-          comportement dangereux ;

-          propos injurieux ou désobligeants envers les autres membres ;

-          comportement non-conforme avec l'éthique de l'association ;

-          non-respect des statuts ou du règlement intérieur;

-          crimes ou délits commis lors d'une quelconque activité de l'association ;

Celle-ci doit être prononcée par le conseil d'administration, après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée, à la majorité des voix des présents (article 11 des statuts). Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec accusé de réception quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs de la radiation. L'intéressé pourra se faire assister d'une personne de son choix. La décision de la radiation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette exclusion peut être temporaire comme définitive. Le membre perd le bénéfice de son droit d’entrée tout le temps de son exclusion et est considéré comme démissionnaire.

Aucune restitution de cotisation n'est due au membre radié.

 

Fonctionnement de l'association

Mesures de police

Il est interdit de fumer ou d'introduire des boissons alcoolisées dans les locaux de l'association ou dans les lieux où se réunissent les membres. Cette règle pourra être ponctuellement déroger par décision du conseil d'administration lors de manifestations organisées par les membres et ouvertes à des personnes étrangères à l'association.

Conseil d'administration

Le conseil d'administration est composé de trois membres élus pour trois ans. Il est renouvelé tous les ans par tiers, au scrutin secret, par l'assemblée générale ordinaire.

La liste récapitulative des membres du conseil d'administration sera inscrite au registre de l'association avec le procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire.

Assemblée générale ordinaire

Conformément à l'article 13 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit tous les ans, dans le courant du mois de septembre, sur convocation du président. Les membres actifs sont convoqués par courrier simple ou messagerie personnelle quinze jours avant la date prévue. Les membres inactifs pourront en être simplement informés par la même voie, mais ne participeront pas aux votes.


Pour candidater à un poste du conseil d’administration, il s’avère nécessaire, conformément aux statuts, de cumuler vingt quatre mois d’adhésion au sein de l’association, en une ou plusieurs périodes. Cette ancienneté nécessaire passe à dix mois dans le cas où le nombre de candidats éligibles serait insuffisant pour pouvoir à l’ensemble des postes du conseil d’administration.

Le vote s'effectue à main levée dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Les mineurs ont droit de vote à partir de l'âge de 16 ans.

Le secrétaire de séance est désigné en début de réunion parmi les membres du conseil d'administration. Il rédige un procès-verbal de l'assemblée générale.

Les votes par procuration sont autorisés, dans la limite d'un seul mandat par membre votant présent.

Un tiers du conseil d'administration étant à renouveler, les membres votants devront introduire dans l'urne un bulletin comportant autant de noms que de membres à élire. Les bulletins ne respectant pas cette règle seront considérés comme nuls.

Assemblée générale extraordinaire

Conformément à l'article 14 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit sur demande du président ou de la moitié des membres actifs de l'association. L'ordre du jour concernera la modification des statuts, la dissolution du bureau ou la dissolution de l'association.

Les membres actifs sont convoqués par simple courrier quinze jours avant la date prévue.

Le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Les mineurs ont droit de vote à partir de l'âge de 16 ans.

Le secrétaire de séance est désigné en début de réunion parmi les membres du conseil d'administration. Il rédige un procès-verbal de l'assemblée générale.

Les votes par procuration sont autorisés, dans la limite d'un seul mandat par membre votant présent.

Organisation des activités

Chaque année, lors de l’Assemblée générale ordinaire, sont nommés par le conseil d’administration les responsables volontaires suivants :

-          un barmestre, responsable de l’activité du bar, des achats pour le renouvellement des stocks, des propositions de produits et de la surveillance des tarifs, le tout sous le contrôle du trésorier. Il pourra faire appel à l’assistance des différents membres dans sa tâche. Par défaut de volontaires, ce sera le Trésorier qui sera en charge de cette mission.

-          un webmestre, chargé de la maintenance technique du site et des sauvegardes, sous le contrôle du secrétaire. Il octroiera les droits nécessaires aux différents membres et modérateurs du forum et assurera l’octroi des différents accès. Il pourra avec l’accord du conseil d’administration apporter des modifications techniques, fonctionnelles ou visuelles au site web de l’association. Par défaut de volontaires, ce sera le Secrétaire et le Président qui seront en charge de cette mission.

Chaque activité de jeu de rôle sur table de l'association est gérée par un animateur bénévole. Chacun de ces groupes de jeu est constitué de plusieurs membres volontaires désirant s'impliquer dans l'activité proposée en question. Cette activité peut être aussi bien ponctuelle ou permanente.

D’autres activités pourront être initiées à l’initiative du Conseil d’administration ou d’un membre avec l’accord de ce dernier. Pour ces activités, un responsable sera désigné parmi les volontaires par le conseil d'administration. Il rendra compte régulièrement de l'activité dont il a la charge. Le conseil d'administration pourra éventuellement allouer un budget et / ou du matériel au groupe de travail, sous l'autorité du responsable nommé.

Site web

Un site web de l’association est proposé aux membres de l’association. Il est constitué d’une partie Articles web et d’une partie Forum. Les accès à ce site web sont établis ainsi :

-          La partie Article web est publique. Le droit de publication est accordé par le conseil d’administration aux membres actifs qui en font la demande. Le conseil d’administration se réserve la possibilité de retirer ce droit à tous ceux qui manqueraient au présent règlement au sein de leurs publications.

-          La partie Forum est découpée en trois sous-parties :

  • Une sous-partie concernant les campagnes de jeux de rôle sur table. Cette sous-partie est publique.
  • Une sous-partie concernant l’organisation des séances de jeux de rôle. Cette partie est accessible aux membres actifs, ou aux membres inactifs qui en font la demande.
  • Une sous-partie concernant les autres discussions de l’association. Cette partie est privée. Elle est réservée aux membres actifs de l’association.

Chaque animateur de séance est doté d’un droit de modération sur la partie du forum qui concerne les activités qu’il organise. Le conseil d’administration possède ce droit sur l’ensemble du forum.

Le droit d’accès est ainsi lié au respect du présent règlement et à la qualité du membre concerné. Il est personnel et ne peut être transmis ou divulgué à un tiers.

Matériels

Le matériel de l'association est mis à disposition des membres uniquement lors des séances de jeu. Il ne peut en aucune façon sortir des locaux et doit rester à tout moment à disposition pour l'organisation des séances. A titre exceptionnel, le bureau peut décider d'une sortie de matériel de jeu à la demande express d'un membre, dument motivé par l'organisation des séances. L'ensemble de ce matériel doit être rangé convenablement à l'issu des séances dans les armoires adéquates et ces armoires fermées à clef par le responsable de séance.

Les documents, revues et autres magazines peuvent être empruntés pour une durée de quinze jours, après annotation dans le registre de bibliothèque par le responsable de séance du nom de l'emprunteur et de la date. A l'issu de la durée de l'emprunt, le membre emprunteur devra ramener impérativement l'emprunt dans l'armoire adéquat.

 

Disposition diverses

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par le conseil d'administration conformément à l'article 15 des statuts de l'association, puis ratifié par l'assemblée générale ordinaire. Il peut être modifié par le conseil d'administration sur proposition de l'assemblée générale ordinaire.

Le nouveau règlement prend effet quinze jours après affichage dans les lieux de réunions de l'association.

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Le règlement intérieur à jour sera affiché dans les lieux de réunions de l'association et inscrit au registre de l'association.

 

Fait le 28 septembre 2001, à NEUVILLE-EN-FERRAIN

Modifié le 01 septembre 2004, à NEUVILLE-EN-FERRAIN.

Modifié le 24 septembre 2016, à NEUVILLE-EN-FERRAIN.

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 Article 1er : Constitution et dénomination
 Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination « Atalanta fugiens».

Article 2 : Objet
 Cette association a pour but :
 a) de promouvoir la pratique des jeux de rôle ludiques et de toutes autres activités ludiques liées aux mondes imaginaires (jeux de plateau, de figurines, ...) par la diffusion de bulletins et de publications, la création de prestations, la création d'un site internet et l'organisation de manifestations ;
 b) d'apporter aux membres les moyens immobiliers, mobiliers, matériels et culturels nécessaires à la pratique des jeux de rôles ludiques et aux actions sus-citées.

Article 3 : Siège social
 Le siège de l'association est fixé à Neuville-en-Ferrain (59).
 Il pourra être transféré par simple décision du conseil d'administration.

Article 4 : Durée
 La durée de l'association est illimitée.

Article 5 : Composition
 L'association se compose des membres adhérents et des membres bénéficiaires.
 Sont membres adhérents ceux qui sont à jour de leur cotisation annuelle.
 Sont membres bénéficiaires les conjoints/conjointes et époux/épouses des membres adhérents à jour de leur cotisation annuelle partielle.
 Sont membres électeurs les membres adhérents âgés au moins de 16 ans à la fin de l'année en cours et ayant cotisé plus de dix mois à l'association.

Article 6 : Admission et adhésion
 Pour être admis dans l'association, il faut souscrire un bulletin d'adhésion, être parrainé par un membre adhèrent et être agréé par le conseil d'administration, qui statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d'admission présentées.
 Le conseil d'administration pourra refuser des adhésions avec avis motivé aux intéressés.

Article 7 : Droit d'entrée et cotisation
 Les membres adhérents acquittent d'un droit d'entrée lors de leur première inscription à l'association. Ils s'engagent à verser une cotisation annuelle à cette dernière.
 Les membres bénéficiaires doivent verser une cotisation annuelle partielle à l'association.
 Le montant du droit d'entrée, le montant de la cotisation annuelle et le montant de la cotisation annuelle partielle sont fixés annuellement par l'assemblée générale sur proposition du conseil d'administration.

Article 8 : Radiation
 La qualité de membre se perd par :
 - le décès ;
 - la démission, adressée par écrit au conseil d'administration ;
 - le non-paiement de la cotisation dans un délai de un mois après sa date d'exigibilité ;
 - la radiation pour motif grave. Celle-ci sera prononcée par le conseil d'administration après avoir entendu les explications de l'intéressé, convoqué par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 9 : Ressources
 Les ressources de l'association se composent des droits d'entrée et des cotisations des membres ; de la vente de produits, de publications, de services ou de prestations fournis par l'association ; de subventions éventuelles de l'Etat et des collectivités territoriales; de dons manuels ; des recettes de manifestations organisées par l'association ; des ventes faites aux membres et de toute autre ressource qui ne soit pas contraire aux règles en vigueur.

Article 10 : Le conseil d'administration
 L'association est dirigée par un conseil d'administration de trois membres élus pour trois ans par l'assemblée générale ordinaire. Le conseil d'administration étant renouvelé par tiers chaque année, les membres sortants sont désignés par le sort les premières années.
 Le conseil d'administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire.
 En cas de vacance de poste, le conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à leur prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
 Seuls les membres adhérents majeurs ayant cotisé au moins vingt mois consécutifs à l'association sont éligibles au conseil d'administration. Ils sont rééligibles.

Article 11 : Réunion du conseil d'administration
 Le conseil d'administration se réunit au moins quatre fois par an et toutes les fois qu'il est convoqué par le président ou au moins la moitié de ses membres.
 Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Le vote par procuration n'est pas autorisé. La présence de la moitié au moins des membres est nécessaire pour que le conseil d'administration puisse délibérer valablement.
 Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire du conseil d'administration. Un procès-verbal de la réunion sera établi.

Article 12 : Rémunération
 Tout membre adhèrent a droit, sur acceptation du conseil d'administration, au remboursement de leurs frais sur justificatifs, les frais de déplacement étant remboursés sur le barème de l'administration fiscale.
 Les fonctions des membres du conseil d'administration sont bénévoles.

Article 13 : L'assemblée générale ordinaire
 L'assemblée générale ordinaire se réunit chaque année dans le courant du mois de septembre et comprend tous les membres de l'association à jour de leur cotisation. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par le président par courrier simple et par affichage, l'ordre du jour fixé par ce dernier étant inscrit sur les convocations.
 Le président, assisté des membres du conseil d'administration, préside l'assemblée, expose la situation morale de l'association et trace un bilan de ses activités. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l'approbation de l'assemblée.
 Cette dernière délibère ensuite sur l'ordre du jour et les orientations à venir. Ne doivent être traitées, lors de l'assemblée générale, que les questions soumises à l'ordre du jour. Après épuisement de ce dernier, l'assemblée générale pourvoit, au scrutin secret, au renouvellement des membres du conseil d'administration sortants.
 Les décisions de l'assemblée sont prises à la majorité des membres électeurs représentés, tout membre électeur absent pouvant mandater un seul et unique membre électeur présent pour participer en son nom aux votes. Un seul et unique mandat peut être confié à chacun des membres électeurs de l'assemblée.
 Un quorum est fixé au tiers des membres électeurs inscrits.
 Un procès-verbal de la réunion sera établi.

Article 14 : L'assemblée générale extraordinaire
 Si besoin est, ou sur demande de la moitié des membres électeurs inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les formalités prévues par l'article 13.
 L'ordre du jour est la modification des statuts, la dissolution du conseil d'administration ou la dissolution de l'association.
 Les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des membres électeurs représentés, tout membre électeur absent pouvant mandater un seul et unique membre électeur présent pour participer en son nom aux votes. Un seul et unique mandat peut être confié à chacun des membres électeurs de l'assemblée.
 Un quorum est fixé à la moitié des membres électeurs inscrits.
 Un procès-verbal de la réunion sera établi.

Article 15 : Règlement intérieur
 Le conseil d'administration peut décider de l'établissement d'un règlement intérieur qui sera soumis pour approbation à l'assemblée générale.
 Il s'impose à tous les membres de l'association.

Article 16 : Dissolution
 La dissolution est prononcée par l'assemblée générale extraordinaire qui nomme un liquidateur. L'actif sera dévolu conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 à une association poursuivant un but identique.


 Fait à Neuville-en-Ferrain, le lundi 24 septembre 2001.

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